Case history

L'Azienda

Bonprix Italia, con sede a Valdengo (BI) dal 1997, è la società specializzata nella vendita per corrispondenza di abbigliamento per donna, uomo, bambino e tessile per la casa. Fa parte del gruppo Otto di Amburgo. Dal 2000, Bonprix inizia a vendere tramite internet e nel 2002 apre il magazzino per il packaging clienti. Nel maggio del 2004 viene inaugurato il primo punto vendita italiano a Vigliano Biellese e nel 2007 il nuovo magazzino per la distribuzione, che si estende su una superficie di circa 11.000 metri quadrati. Un progetto per il quale Bonprix si aggiudica il secondo posto tra le migliori aziende italiane nella valorizzazione del territorio, nell’ambito degli “Awards for Excellence” organizzati da Confindustria. Nel 2007 Bonprix, dopo aver assorbito Euronova, si qualifica al 25° posto nella classifica di “The Great Place to Work”, uno dei luoghi di lavoro ideali in cui lavorare in Italia. L’apertura dei punti vendita sul territorio punta ad uno sviluppo a livello nazionale con aperture in centri e parchi commerciali con grandi afflussi e ottima raggiungibilità.

La Soluzione

In collaborazione con Agomir, Bonprix ha intrapreso un progetto che prevede l’adozione del software di gestione documentale InteGRa.Documenti, ora AgomirEIM, per la digitalizzazione e l’archiviazione digitale con lo scopo di migliorare la gestione della documentazione cartacea della sede centrale e dei 12 punti vendita presenti sul territorio nazionale. L’introduzione del nuovo sistema di gestione documentale ha permesso a Bonprix la riprogettazione dei propri processi aziendali e, al momento, la società è in grado di effettuare l’archiviazione in formato digitale dell’intera documentazione. In precedenza i documenti cartacei venivano conservati in faldoni suddivisi con numeri sequenziali. Ora sono scansionati ed inseriti a sistema. L’applicazione infatti riceve i documenti in formato digitale tramite scansione e/o direttamente generati dal sistema gestionale presente in Bonprix ed è in grado così di effettuare l’archiviazione digitale. In tal modo, si genera un archivio sul browser Web che consente la gestione digitale del ciclo attivo, del ciclo passivo e dei documenti inerenti al magazzino. Ora ad esempio se un dipendente tramite accesso autorizzato ha necessità di un determinato certificato effettua una richiesta via mail all’ufficio Risorse Umane che sempre via mail lo indirizza all’apposito link per accedere al documento richiesto. Se in precedenza le fatture passive circolavano in carta passo passo nei differenti uffici per il controllo e il pagamento, ora grazie all’integrazione del sistema di gestione documentale, le fatture sono scansionate e l’archiviazione documentale avviene direttamente per poi essere rese disponibili in formato digitale e visibile alle figure professionali addette che possono procedere con l’iter necessario per la loro evasione.

I Vantaggi

Grazie alla soluzione di gestione documentale di Agomir è diminuita la movimentazione dei documenti e di conseguenza anche il tempo dedicato alla ricerca del cartaceo. In tal modo, Bonprix ha ottenuto un risparmio dei costi relativi all’acquisto della carta e una riduzione dei costi inerenti alla gestione di un archivio fisico. Inoltre Bonprix ha raggiunto una diminuzione della durata dei processi relativi alla gestione del ciclo attivo, del ciclo passivo e del magazzino con un considerevole miglioramento in termini di efficienza. Ora l’intera documentazione aziendale è dispobile con un semplice click per una facile consultazione e conservazione: ogni dipendente con differenti livelli di accesso può usufruire di  un’informazione aziendale univoca per una migliore condivisione del patrimonio informativo aziendale a favore di una maggiore collaborazione interna.

“Grazie al nuovo sistema di gestione documentale, Bonprix è ora in grado di effettuare una tracciabilità delle informazioni inserite a sistema a favore di un miglioramento del controllo sui processi interni e della pianificazione del lavoro”.

Direzione – Bonprix Italia

Cliente
Bon Prix - It's me!
Categorie